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Leseprobe – Die Ablage von E-Mails
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Auszug Seite 13
3 Die Ablage von E-Mails
Der Autor dieses Buches führt zum Thema "E-Mail-Flut beherrschen ..." auch regelmäßig Seminare durch. Dabei zieht sich wie ein roter Faden durch alle Veranstaltungen, dass bei der Abfrage der Wünsche im Hinblick auf die Seminarschwerpunkte immer das Thema Ablage genannt wird.
Es scheint sich hierbei um ein grundsätzliches Problem im Umgang mit Information zu handeln, das weit verbreitet ist. Ein Blick in die Verwaltung der Word-Dokumente oder in die Papierablage bestätigt dies vielerorts.
3.1. Der Dreh- und Angelpunkt beim E-Mail-Management
Viele Anwender merken, dass es ohne eine reibungslos funktionierende Ablage im Tagesgeschäft immer wieder zu Problemen kommt. Unnötige Suchzeiten und Schwierigkeiten, sich situativ einen schnellen Überblick über einen Vorgang zu verschaffen, sind nur zwei Beispiele hierfür.
Die Anforderungen sind vergleichbar mit denen einer Apotheke. Dort gibt es klare Regeln, nach denen jedes Medikament seinen Platz hat. Auch Medikamente, die nicht auf Lager sind, sondern auf Kundenwunsch bestellt werden, liegen bis zur Abholung nicht irgendwo herum, sondern haben ihren definierten Ort. Unvorstellbar, dass die Medizin als Schüttgut in einem Karton liegt, den der Apotheker bei Bedarf durchwühlt.
Eine klare, nachvollziehbare Ordnung ist immer auch
ein Baustein für Vertrauen.
Es gibt noch einen Grund, weshalb eine gute Ablage immer wichtiger wird. Wegen des ständig steigenden Informationsaufkommens können wir nicht mehr so viel auf Vorrat lesen und aufnehmen. Dement-sprechend wichtig ist es, ein System zu schaffen, das im Bedarfsfall den zuverlässigen und schnellen Zugriff auf abgespeicherte Informationen ermöglicht.
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Die E-Mail-Flut bewältigen
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