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Inhaltverzeichnis: Die E-Mail-Flut bewältigen
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Vorwort
1. Weshalb das Thema so wichtig ist
1.1 Umgang mit Information als Erfolgsfaktor 1
1.2 Auswirkungen auf die Gesundheit und Leistungsfähigkeit 2
1.3 Firmengeheimnisse und Datensicherheit 4
2. Wie Sie Ihren elektronischen Schreibtisch professionell organisieren und einrichten
2.1 Die Verwandtschaft zur Büroorganisation 6
2.2 Aufräumen, Entrümpeln und Löschen 7
2.3 Arbeitsordner anlegen 10
3. Die Ablage von E-Mails
3.1 Der Dreh- und Angelpunkt beim E-Mail-Management 13
3.2 Die Ablageorganisation ist keine E-Mail-Thematik 14
3.3 Was Sie bei der Ablage beachten sollten 15
3.3.1 Homogene Strukturen im Büro 15
3.3.2 Alle Infos an einem Ort 16
3.3.3 Gemeinsame Ordner für E-Mails und andere Dateien 17
3.4 Die Kategorisierungstechnik 18
4. Erfolgsfaktor Nr. 1 –
Wie Sie methodisch richtig arbeiten
4.1 Arbeitsroutine Posteingang 20
4.1.1 Halten Sie den Posteingang frei 20
4.1.2 Posteingang ist ein Prozess 21
4.1.3 Vorsortieren durch automatische Filter 22
4.2 E-Mails als neue Störquelle 23
4.2.1 Die Vorteile asynchroner Kommunikation nutzen 24
4.2.2 Geben Sie sich Regeln vor 25
4.2.3 Entwickeln Sie Selbstkontrollkompetenz 27
4.4 Immer schnell und sofort antworten? 27
4.4.1 Die Kultur des Sich-gegenseitig-Störens 28
4.4.2 Schneller ist nicht immer produktiver 29
4.4.3 Sie setzen Ihre Prioritäten 29
4.4.4 Antwortzeiten vermitteln Sub-Botschaften 32
4.5 Mails zusätzlich ausdrucken? 33
4.5.1 Die häufigsten Gründe für das Drucken 34
4.5.2 Drucken macht die Effizienz der Prozesse kaputt 36
4.5.3 Die Kernfragen zum Entwickeln einer Druckstrategie 37
5. Auf große Mailaufkommen richtig reagieren
5.1 Massenaufkommen durch eigenes Verhalten einschränken 40
5.2 Große Mengen im Posteingang nach Abwesenheit 44
5.3 Ist es für mich wichtig oder nur interessant? 47
5.3.1 Geistige Filter entwickeln 48
5.3.2 Interessant versus wichtig 50
5.3.3 Informationen weiter differenzieren 52
5.4 Automatische Filterfunktionen nutzen 53
6. Gut kommunizieren – keine neue E-Mail-Flut erzeugen
6.1 Denken Sie über den richtigen Kommunikationsweg nach 56
6.2 Die Betreffzeile als Grundlage für gute Kommunikation 57
6.2.1 Weshalb eine gute Betreffzeile auch dem Absender hilft 57
6.2.2 Was eine gute Betreffzeile ausmacht 58
6.2.3 Beispiele für gute Betreffzeilen 60
6.3 Die richtige Adressierung reduziert die E-Mail-Flut 61
6.3.1 Die häufigsten Ursachen für zu große Verteiler 61
6.3.2 "CC"-Mails – eine subtile Form von Rückdelegation 65
6.3.3 Wie Sie richtig adressieren 66
6.4 Treiber der Informations- und Datenflut – Dateianhänge in der firmeninternen Kommunikation 68
7. Was Sie noch über gute Kommunikation wissen sollten
7.1 Was Kommunikationsstil mit E-Mail-Flut zu tun hat 71
7.1.1 Bringen Sie die Dinge auf den Punkt 72
7.1.2 Informationen transparent gestalten 73
7.1.3 Verschiedene Themen nicht mischen 74
7.1.4 Richtiges Zitieren 76
7.2 Dateianhänge in der Außenkommunikation 78
7.3 Wie Sie den richtigen Stil im Business finden 81
7.3.1 Weshalb E-Mail-Netiquette Quatsch ist 82
7.3.2 Was eigentlich selbstverständlich sein sollte 83
8. Rechtsfragen im Umgang mit E-Mails
8.1 Allgemeine Hinweise 87
8.2 Rechtsgeschäftlicher Schriftverkehr 89
8.3 Wen Sie nicht anmailen dürfen 93
8.4 Personalrechtliche Fragestellungen 94
9. Aus der Praxis – für die Praxis
9.1 Grundsätzliche Einstellungen in Ihrem Mailprogramm 97
9.1.1 Die wichtigsten Einstellungen aus Sicht des Empfängers 97
9.1.2 Einstellungen, die sich auf Ihre Arbeit auswirken 98
9.2 Organisieren Sie Ihre Abwesenheit 100
9.3 Was Sie gegen Viren und unerlaubte Werbung tun können 102
9.3.1 Wichtiges zum Thema Computerviren 102
9.3.2 Werbung und andere unerwünschte Botschaften 105
9.3.3 Phishing – warum Sie immer wachsam sein müssen 106
9.4 Was Sie als Führungskraft beachten sollten 107
9.4.1 Wie Sie durch die Mailtechnologie Produktivitätsgewinne erzielen 9.4.2 Kommunikationskultur entwickeln – eine lohnende Führungsaufgabe
Stichwortverzeichnis
Der Autor
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Die E-Mail-Flut bewältigen
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